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人事労務

履歴書は返却すべきか、破棄すべきか。

●質問

不採用となった方から履歴書の返却を求められたのですが、既に廃棄していました。

履歴書は必ず返却しないといけないのか教えてください。

また、今後どのようにすべきなどかもご意見いただけませんでしょうか。

 

●回答

法律によって返却が義務付けられているわけではありませんが、労働局やハローワークでは、できるだけ返却するよう推奨しています。

 

●解説

職業安定法により、履歴書等の応募書類を採用選考以外の目的で使用することが禁止されており、そのため目的が済めば返却、または責任をもって廃棄することになります。

返却が義務付けられてはいませんので、社内でシュレッダーにかけても構わないのですが、応募者の了承を得ていないケースや、そもそも履歴書の取扱いについて何も伝えていないと本人からすれば、自分の履歴書がどの様に扱われたのか分からないことになります。

そうなると、上記の職業安定法が禁止している“目的以外の使用”を本当にしていないのかという疑問が湧いてくるでしょうから、会社に苦情を申し立てるだけではなくハローワーク等へ会社に対する指導をするよう求めたり、損害賠償を請求したりということもありえます。

加えて、万が一本当に書類が流出してしまったり、目的以外の使用がされてしまえば会社の責任問題にもなってしまいます。

ご相談の履歴書については既に破棄されてしまっている以上、返却は不可能ですので事前に取扱についてお伝えしたかどうかも踏まえて、誠実に説明し理解を求めることが望ましいでしょう。

 

今後は、例えば「特にご要望がない場合は、責任をもって破棄します」や「不採用の場合は、履歴書の返却と併せ郵送にてご連絡さしあげます」など応募者からの質問がなくても、積極的に履歴書の取扱いをお伝えすると良いでしょう。

ただ、手元に戻ってくる方が本人は安心するもので、ハローワーク等も返却を推奨していますし、うっかり廃棄されず社内に残ってしまうという事態も避けたいところですから、やはり積極的な返却をお勧めします。

また、応募書類の返却の有無や返却時の方法と時期、また採用・不採用通知の方法・時期などの連絡事項は、あらかじめチェックリストを用意され伝え漏れ・送付漏れのないように運用されると確実かと思います。